Wie digitale Prozesse im Hotel das Personal entlasten

von

Fachkräftemangel ist das große Thema in Gastronomie und Hotellerie. Gerade junge Menschen haben keine Lust mehr auf unregelmäßige Arbeitszeiten, Fleißaufgaben, die sich aus Organisations- und Kommunikationsschwächen ergeben und altbackene, wenig intuitive Tools. Kein Wunder also, dass die Digitalisierung in der Hotellerie Fahrt aufnimmt. Nicht nur können Leistungen effizienter erbracht werden, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können auch dort ihre Stärken betonen, wo es wirklich wichtig ist: in der Gastlichkeit. Ein etablierter Anbieter in diesem Bereich ist „Gastfreund“. In Vorbereitung unserer Konferenz Hotel Optimal Holiday haben wir mit Sandra Schneider gesprochen und gefragt, wie Hoteliers digital gestärkt auf den Fachkräftemangel reagieren

Ghezzo: In unzähligen Betrieben fehlt derzeit Personal, die vorhandenen Mitarbeitenden stehen unter Stress. Wie können digitale Tools entlasten?

Sandra Schneider: Digitale Lösungen helfen an verschiedenen Stellen im Hotel. Sie automatisieren Abläufe im Arbeitsalltag und ermöglichen mehr Effizienz. Das Team erledigt die täglichen To-dos damit schneller, hat weniger Stress und behält den Überblick. Gerade wenn Personal fehlt und Hoteliers Schwierigkeiten haben, die offenen Stellen zu besetzen, bietet die richtige Software eine langfristige Lösung. Ein Beispiel dafür ist unser Hotelboard, eine Plattform für Aufgabenmanagement und Teamkommunikation. Darüber tauschen sich alle Teammitglieder im Hotel digital miteinander aus und organisieren ihre täglichen To-dos. So entstehen weniger Missverständnisse, es gehen keine handgeschriebenen Zettel verloren und jedes Teammitglied kann seine To-dos entsprechend priorisieren.

Ghezzo: In welchen Bereichen im Hotel gibt es erfahrungsgemäß das meiste Potenzial für Entlastung durch digitale Tools?

Schneider: Da gibt es einige! Zum Beispiel bei der Gästebetreuung: Viele kennen die digitale Gästemappe zwar als modernere Alternative für gedruckte Zimmermappen, wissen aber nicht, dass diese dem Team auch einige Aufgaben abnehmen kann. Verlinken die Hoteliers die digitale Gästemappe schon in der Buchungsbestätigung, sind die Gäste bei ihrer Anreise besser informiert, haben weniger Rückfragen und können z. B. vorab den digitalen Meldeschein ausfüllen. Das macht den Check-in-Prozess kürzer und angenehmer für Rezeptionspersonal und Gäste. Außerdem aktualisieren die Mitarbeitenden die digitale Gästemappe mit wenigen Klicks. Im Gegensatz zu einer gedruckten Zimmermappe sparen sie sich so das händische Austauschen auf den einzelnen Zimmern. Auch die Buchung von Services, wie z. B. Wellnessanwendungen, ist komplett digital möglich. Die Gäste nehmen diese einfach in der digitalen Gästemappe selbst vor. Doch keine Sorge: Die persönliche Betreuung kommt dadurch nicht zu kurz. Im Gegenteil! Das Personal hat so sogar mehr Zeit, sich um individuelle Anfragen von Gästen zu kümmern.

Aber auch hinter der Rezeption entlasten digitale Tools – beispielsweise bei Schichtübergaben und Aufgabenverteilung innerhalb des Teams: Statt handgeschriebener Notizen und loser To-do-Listen nutzen sie besser die digitale Checkliste im Hotelboard. Die Teammitglieder bearbeiten und ergänzen diese, haken die einzelnen Punkte ab oder leiten Aufgaben direkt an die zuständigen Personen weiter. Der Vorteil: Die To-dos und ihr Bearbeitungsstand sind viel transparenter. Jede:r Mitarbeitende weiß auf einen Blick, was gerade zu tun ist. Aber nicht nur die Kommunikation, sondern auch das gesamte Wissen der Mitarbeitenden bündeln Hotel-Teams im Hotelboard: Diese „Wissensdatenbank“ ist insbesondere für die Einarbeitung neuer Kolleg:innen hilfreich. Diese wissen so nämlich immer, wo sie Informationen finden und lernen die Zuständigkeiten im Team schneller kennen.

Ghezzo: Haben Sie Tipps für Gastgeber, die jetzt mehr Prozesse digitalisieren möchten? Womit sollten sie anfangen?

Schneider: Am besten beginnen sie damit, zu überlegen: Welche Abläufe sind besonders zeitintensiv und umständlich? In welchen Bereichen gibt es öfter einmal Schwierigkeiten in der Kommunikation? Wo arbeiten wir noch viel mit Papier? Oft sind es vermeintlich simple Dinge wie handschriftliche Schichtübergabe-Zettel oder gedruckte Listen, die hin und wieder verloren gehen oder nach kürzester Zeit nicht mehr aktuell sind. Genau an diesen Stellen sollten die Gastgeber:innen ansetzen.

Ghezzo: Was erwarten denn die Gäste heutzutage im Hinblick auf digitale Services im Hotel?

Schneider: Digitale Services gehören heutzutage zum Reiseerlebnis einfach dazu. Das beginnt mit der Online-Buchung und gilt natürlich auch während des Aufenthalts sowie bei der Hotelbewertung danach. Spätestens seit COVID-19 und den damit einhergehenden Kontaktbeschränkungen sind Smartphones bei noch mehr Menschen ständige Begleiter. Die Gäste sind es gewohnt, dass sie jederzeit alle Informationen mit den eigenen Mobilgeräten finden und Angebote wie z. B. Wellnesstermine, Tischreservierung und Co. einfach online buchen. Wir haben in den letzten Jahren gemerkt: Jeder kennt inzwischen QR-Codes, die auf weitere Inhalte verweisen. Digitale Gästemappen werden besser genutzt als je zuvor. Was den direkten Kontakt zum Hotelpersonal betrifft, bevorzugen viele Gäste inzwischen den Chat – Telefonieren ist „out“.

Ghezzo: Wieso sind Gastgeber, die auf Digitalisierung setzen, die attraktiveren Arbeitgeber?

Schneider: Einerseits setzen Investitionen in die Digitalisierung ein Zeichen: Betriebe, die digitale Tools nutzen, zeigen, dass sie modern, aufgeschlossen und innovativ sind. Und das kommt natürlich auch am Arbeitsmarkt gut an. Aber der noch viel wichtigere Aspekt ist sicherlich die Entlastung. Tools wie das Hotelboard und die digitale Gästemappe sorgen für reibungslose Abläufe im Arbeitsalltag. Das wiederum bedeutet, dass die bestehenden Mitarbeitenden zufriedener sind und tendenziell länger im Betrieb bleiben.

Ghezzo: Worauf sollten Hoteliers achten, wenn Sie nach der richtigen Hotelsoftware suchen?

Schneider: Meine persönliche Empfehlung für Hoteliers: Setzen Sie auf eine Gesamtlösung – also mehrere Software-Tools aus einer Hand. Denn so haben Sie einen Ansprechpartner für alle Fragen und die einzelnen Lösungen laufen einwandfrei in Kombination oder greifen sogar auf einen gemeinsamen Datenpool zu. Zeitaufwendige Transfers von einem Programm in das andere sind dann nicht nötig und das wiederum macht es für Ihre Mitarbeitenden leichter. Achten Sie außerdem darauf, dass der Support über die gesamte Laufzeit hinweg inklusive ist. Denn wenn Sie Hilfe benötigen, wollen Sie ja eine schnelle, unkomplizierte Lösung und gleich wissen, an wen Sie sich wenden können.

Abschließend: Natürlich sollte die Software zu Ihrer Unterkunft passen und die Bedürfnisse Ihres Teams bzw. Ihrer Gäste erfüllen!

Treffen Sie Sandra Schneider persönlich am 29.09.2022 in Graz auf unserer Fachkonferenz „Hotel Optimal Holiday“! Holen Sie sich selbst konkrete Tipps! Gleich hier anmelden: ANMELDUNG

Zurück