So sorgt Digitalisierung im Hotel für einen erleichterten Arbeitsalltag

Ein Hotelier nimmt die Digitalisierung seines Hauses in die eigene Hand und schafft sich ein Toolkit, das Lösungen für Probleme aus der Praxis bietet. Damit erleichtert er die Arbeit in seinem Hotel und es wird nun auch in vielen anderen Häusern genutzt – mittlerweile in 50 Ländern. Marius Donhauser kennt die Herausforderungen des Hotelbetriebes und bei der Digitalisierung. Im Interview berichtet er über aktuelle Digitalisierungstrends, Veränderungen durch die Pandemie und wie Kollaborationsplattformen auf die Unternehmenskultur wirken.

Ghezzo: Wie sieht die Digitalisierung operativer Prozesse in der Praxis aus? Welche herkömmlichen Herausforderungen des Hotelalltags werden dadurch bewältigt?

Donhauser: Grundsätzlich geht es bei der Digitalisierung operativer Prozesse darum, bisher zeitintensive, papierbasierte und oftmals ineffiziente Abläufe digital abzubilden und so eine Arbeitsentlastung für das ganze Team zu schaffen. Viele Hotels erleben tagtäglich die Herausforderungen dysfunktionaler Kommunikation in Form eines monumentalen Übergabebuchs, wenig zuverlässiger Gratis-Apps und Kritzeleien auf Post-its. Man kann es getrost als Herkulesaufgabe bezeichnen, ein Team, das sich verstreut an verschiedenen Ecken und Enden innerhalb des Betriebs aufhält, am neuesten Stand zu halten, ohne zum Langstreckenläufer zu werden.

Dank digitaler Checklisten, einer transparenten und schnellen Kommunikation und nachhaltiger Wissensdokumentation ist der Arbeitsalltag effizienter, bereitet mehr Freude und am Ende bleibt zudem mehr Zeit für den Gast. Viele Hotelmitarbeiter*innen haben keinen ortsgebundenen Arbeitsplatz und befinden sich quasi ständig in Bewegung. Deshalb ist es wichtig, dass die digitale Lösung auch über eine App-Version abgerufen werden kann, wie es bei hotelkit der Fall ist. Aufgaben und Checklisten, die abzuarbeiten sind, anfallende Reparaturen und vieles mehr können also auch direkt am Handy geöffnet werden. Lange Wege durchs Hotel und entbehrliche Telefonate können so eingespart werden.

Ghezzo: Wie beurteilen Sie den Digitalisierungsgrad in österreichischen Hotels?

Donhauser: Die Pandemie hat auch in der Hotellerie zu einem größeren Bewusstsein für die Bedeutung digitaler Prozesse geführt. Lockdowns, Kurzarbeit und die Verhängung von Maßnahmen in kurzen Abständen haben die Herausforderung, alle Mitarbeiter*innen am neuesten Stand und das Team zusammenzuhalten, noch einmal erheblich erschwert. Bei vielen Hotelbetreiber*innen kam deshalb die Einsicht, dass die Implementierung einer digitalen Kollaborationsplattform nicht nur die Abwicklung von Kommunikation und Prozessen, sondern auch die Aufrechterhaltung des Team-Spirits über die Hotelgrenzen hinaus erleichtert. Natürlich kostet die Einführung eines solchen Systems Zeit, doch vor allem die letzte Krise hat dazu geführt, dass viele Hotels dies gerne in Kauf nehmen, um jetzt und auch künftig flexibleres Arbeiten und effiziente Prozesse sicherzustellen.

Ghezzo: Wie funktioniert die Einführung von hotelkit im Hotel?

Donhauser: Die Implementierung erfolgt im Rahmen einer dreißigtägigen kostenlosen Testphase, in der das Hotel individuell von einem Mitglied des hotelkit Support-Teams betreut wird. Alle Tools und Anwendungsbereiche von hotelkit werden den Mitarbeiter*innen im Rahmen von Online-Schulungen via Screen-Sharing demonstriert. Anhand von Best-practise-Beispielen wird gezeigt, wie hotelkit am effizientesten eingesetzt werden kann. Zudem erhalten die Hotel-Teams anhand von monatlichen Reportings Rückmeldung, welche Tools bereits sehr gut eingesetzt werden und wo die Nutzung noch weiter optimiert werden kann. Die Unterstützung von Seiten der hotelkit GmbH bleibt auch nach der dreißigtägigen Testphase aufrecht. Die betreuenden Support-Mitarbeiter*innen helfen bei der Einarbeitung von Inhalten in die digitale Kollaborationsplattform und stehen den Kund*innen weiterhin bei etwaigen Fragen mit Rat und Tat zur Seite.

Ghezzo: Wie binden Sie andere Systeme ein, die in einem Hotel bereits im Einsatz sind?

Donhauser: Für eine optimale Digitalisierung der Prozesse eines Betriebs müssen alle sich im Einsatz befindlichen Systeme wie die Zahnräder eines perfekt getakteten Uhrwerks ineinandergreifen. Deshalb bietet hotelkit bereits zu über 30 Drittanbieter-Programmen eine 1- oder 2-Wege Schnittstelle. Das Angebot ist breit gefächert, von Guest Engagement- über CRM-Systeme bis hin zu verschiedensten PMS-Anbietern. In dieser Symbiose verschiedener Lösungen fungiert hotelkit als zentrale Plattform, an der alle Informationen zusammenlaufen. Für die Nutzer*innen hat dies den entscheidenden Vorteil, dass es nur mehr ein System gibt, über das alle Informationen aus anderen Programmen eingesehen und genutzt werden können.

Ghezzo: Unternehmenskultur und Mitarbeiterzufriedenheit spielen auch in der Hotellerie eine wichtige Rolle. Wie können diese Aspekte mit hotelkit gefördert werden?

Donhauser: Kollaborationsplattformen wie hotelkit eignen sich hervorragend dazu, die Zufriedenheit am Arbeitsplatz zu fördern, denn sie bieten eine Vielzahl an Tools für Kommunikation, Interaktion und Innovation. So ermöglicht das News-Tool etwa die Übermittlung wichtiger Nachrichten an das gesamte Team. Jeder, der schon einmal in einem Hotel gearbeitet hat oder wie ich ein solches leitet, weiß, wie schwer es sein kann, alle informiert zu halten. Dadurch, dass hotelkit über Smartphone, Tablet und PC abrufbar ist, erreicht die Botschaft garantiert jede Stelle im Betrieb. Ich halte es auch für wichtig, den Mitarbeiter*innen ein Mitspracherecht bei Entscheidungen einzuräumen. Mit den Tools “Umfragen” und “Ideen” kann die Meinung der Teammitglieder zu verschiedensten Themen eingeholt und ihnen die Möglichkeit zur Äußerung eigener Vorschläge eingeräumt werden. Darüber hinaus gibt es mit  hotelkit Moments einen betriebsinternen Social Stream, auf dem Mitarbeiter*innen ihre Erlebnisse abseits des Arbeitsalltags mit dem Team teilen können. Denn Teamzusammenhalt ist wie in jedem anderen Betrieb auch im Hotel der Grundstein für den Erfolg.

Ghezzo: Wie haben Sie die Corona-Zeit erlebt? Welche Learnings nehmen Sie mit?

Donhauser: Natürlich war Corona im ersten Moment für uns ein unglaublich großer Schock und Niederschlag. Wer rechnet schon mit einem kompletten Stillstand? Und das auch noch in einer Phase, als es mit unserem Unternehmen steil bergauf ging. Diese anfängliche Perspektive hat sich jedoch mit Fortschreiten der Krise geändert. Uns wurde bewusst, dass wir diese ruhigere Zeit dazu nutzen konnten, die Unternehmensstrukturen dem tatsächlichen Status der Firma anzugleichen. Ein Schritt, der dringend nötig war, denn hotelkit war kein Start-up mehr. Deshalb zogen wir eine zweite Führungsebene ein, jede Abteilung bekam einen Team-Lead. Für mich als Geschäftsführer heißt das, dass ich mich weniger operativ als vorher in das Tagesgeschäft der einzelnen Bereiche einbringe. Ich sehe mich jetzt mehr als Mentor und kann gemeinsam mit dem Team fokussierter die Fortentwicklung des Unternehmens vorantreiben. Es ist nicht übertrieben, zu behaupten, dass wir als Firma jetzt stärker als zuvor und für zukünftige Herausforderungen gewappnet sind. Corona war deshalb vor allem auch eine Chance, die wir genutzt haben.

Ghezzo: Wie geht es mit hotelkit weiter? Welche Innovation kann man von Ihrem Unternehmen in Zukunft erwarten?

Donhauser: Stillstand ist für uns keine Option. Deshalb holen wir laufend Kundenfeedback ein, um Verbesserungen an unserem Produkt vorzunehmen und dieses entsprechend der Bedürfnislage der Branche fortzuentwickeln. Vor etwas mehr als einem Jahr ist uns mit hotelkit Housekeeping ein weiterer Meilenstein zur Erleichterung des Arbeitsalltags der Hotel-Teams gelungen. Mit diesem Tool ist die digitale Abwicklung aller Prozesse der Housekeeping-Abteilung möglich, ein geniales Werkzeug, um auch in diesem komplexen und arbeitsintensiven Bereich für mehr Effizienz und bessere Arbeitsbedingungen zu sorgen. Doch so gut durchdacht und vielseitig unsere Tools auch bereits sein mögen, es gibt immer Schrauben, an denen noch gedreht werden kann: Dieser Perfektionismus ist unser Anspruch.

Über Marius Donhauser:

Marius Donhauser ist Hotelier und Gründer der hotelkit GmbH, die er als CEO leitet. Er studierte Internationale Wirtschaftswissenschaften in Innsbruck und Prag. Während seines Studiums gründete er sein erstes Web- und Softwareunternehmen. Als er 2011 das Stadthotel “Der Salzburger Hof” in Salzburg übernahm, wurde die Idee von hotelkit geboren. Marius Donhauser wollte eine digitale Lösung zur Optimierung der Kommunikation und der täglichen Prozesse innerhalb des eigenen Betriebs. Doch es blieb nicht bei der Software für den bloßen Eigenbedarf: Heute arbeiten für die hotelkit GmbH mehr als 80 Mitarbeiter an den Standorten Salzburg, Dresden und Wien daran, dass über 1.800 Unternehmen mit 90.000 Usern in mehr als 50 Ländern Effizienz, Transparenz und Komfort in ihrem Arbeitsalltag erleben.

www.hotelkit.net | info@hotelkit.net

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