Marketingautomatisierung, Sicherheit in der Cloud und Workflowoptimierung für Immobilienmakler*innen

CRM-Systeme sind das Rückgrat jedes Unternehmens, wenn es um Kommunikation, Dokumentation und Wissenstransfer geht. Für Immobilienmakler*innen gibt es besondere Anforderungen, dafür hat onOffice eine Software entwickelt, die mitdenkt. Stefan Mantl, CEO des Aachener Unternehmens berichtet im Interview über die Herausforderungen und Konzepte bei der Digitalisierung der Immobilienbranche.

Ghezzo: Was unterscheidet ein Immobilien-Makler CRM von einer herkömmlichen CRM Lösung?

Mantl: Eine Immobiliensoftware wie onOffice enterprise ist speziell auf die Bedürfnisse von Immobilienmaklern ausgelegt. Durch den stetigen Austausch mit unseren Kunden wissen wir genau, wie der Arbeitsablauf eines Immobilienmaklers aussieht und haben unsere Software genau auf diesen Workflow ausgelegt. Ob Portalanfragen, eigene Vermarktungsstrategien, arbeiten von unterwegs, die optimale Planung von Besichtigungsterminen und automatische Kontaktaufnahmen – all das berücksichtigt eine Immobilienmakler-CRM im Gegensatz zu einer herkömmlichen Lösung.

Ghezzo: Wie sieht der Arbeitsalltag mit Ihrer Software aus?

Mantl: Der Immobilienmakler kann seinen kompletten Workflow mit onOffice abbilden. Im Mittelpunkt des Makelns stehen Immobilien. Deshalb liefert unsere Software vielfältige Tools von der Immobilienakquise über das Management mit Immobilienstatistiken bis zur Vermarktung mit automatischem Exposéversand. Dabei stehen bisher 150 Portale für eine unkomplizierte und schnelle Veröffentlichung zur Verfügung.

Um bei der Kundenkommunikation stets im Vorteil gegenüber Ihren Mitbewerbern zu sein, bieten wir Module wie die Adressverwaltung, den Anfragenmanager, die E-Mail-Verwaltung und das Telefonmodul. Der Kalender kann sowohl für Kundentermine als auch für interne Planung wie Meetings oder Urlaub genutzt werden und bietet viele hilfreiche Funktionen wie die automatische Terminerinnerung. Intern lassen sich die Arbeitsabläufe mit der Aufgabenverwaltung, der Arbeitszeiterfassung, der Projektverwaltung und dem Prozessmanager optimieren. Mit der App hat man auch unterwegs alle wichtigen Funktionen immer dabei.

Die Software passt sich der eigenen Arbeitsweise und Ansprüchen optimal an und ist aus dem Makleralltag vieler Unternehmen nicht mehr wegzudenken.

Ghezzo: Bei Cloud Lösungen ist das Thema Sicherheit immer besonders sensibel. Wie sichern Sie sich gegenüber Ausfällen und auch in Richtung Datensicherheit?

Mantl: „Made in Germany“ ist ein wichtiges Qualitätsmerkmal der onOffice Software in Hinblick auf Zuverlässigkeit und Datensicherheit. Alle Server werden in Deutschland gehostet und unterliegen damit den strengen Richtlinien der DSGVO.

Ghezzo: Wie hat sich der Arbeitsalltag der Makler*innen verändert durch Homeoffice, Lockdown usw. und was heißt das für die Softwareunterstützung?

Mantl: Gerade am Anfang der Pandemie haben sich Immobilienmakler mit der Frage auseinandersetzen müssen, wie zukünftig Besichtigungstermine ablaufen sollen. Damit Interessenten sich einen Überblick von der Immobilie verschaffen können, bevor es zum persönlichen Kontakt kommt, bieten sich 360°- oder 3D-Touren an. Die virtuellen Rundgänge vermitteln dem Interessenten einen ersten emotionalen Eindruck ohne, dass er und der Makler sich einem Risiko aussetzen müssen.

onOffice bietet über den Marketplace Dienstleister für genau diesen Zweck an. Zudem wurde sehr schnell das Tool „ReadyToMeet” für onOffice enterprise entwickelt. Mit ReadyToMeet kann der Makler Online-Meetings mit nur wenigen Klicks organisieren – egal ob intern im Team oder extern mit Kunden oder Partnern. Die Einladungen zu Online-Meetings können per E-Mail, als Terminbestätigung an Eigentümer oder intern im Team über den onOffice Messenger versendet werden.

Ghezzo: Automatisierung ist aktuell ein großes Thema. Für viele aber auch noch Neuland. Wie kann man denn damit starten?

Mantl: Automatisierung bedeutet immer die Einbindung von logischen Prozessen. Dies lässt sich mit unserem Prozessmanager perfekt abbilden. Individuelle Anforderungen und Wünsche finden im Prozessmanager Platz und sorgen für einen reibungslosen, effizienten und zeitsparenden Arbeitsablauf. Dabei sind den eigenen Vorstellungen kaum Grenzen gesetzt: Beantragung aller relevanten Dokumente zu einem Objekt, Einarbeitung neuer Mitarbeiter, Beschwerdemanagement, After-Sales-Betreuung…

Von Beginn an war es unser Ziel, das Makeln mit innovativer Digitalisierung und Automatisierung zu erleichtern und zu optimieren. onOffice enterprise ist deshalb eine ganzheitliche Software, mit der Sie das Maximum an Effizienz aus Ihrem Alltag herausholen. So gehören einzelne Programme für Datenbanken, Kalender, E-Mail oder Zettelwirtschaft der Vergangenheit an.

Ghezzo: Wie entwickeln Sie Ihre Software weiter? Was hat es z.B. das Multi Objekt Modul auf sich?

Mantl: Mit dem Multi-Objekt-Modul von onOffice verwalten Sie komfortabel die Einheiten von großen Gebäudekomplexen und vereinfachen dadurch Ihren Workflow. Ob Einkaufszentrum, Bürokomplex oder Wohnanlage – mit dem Multi-Objekt-Modul lassen sich Immobilien mit vielen Einheiten komfortabel vermarkten und verwalten. Bilder, Dateien, Werte und Texte, die für alle Einheiten gleich sind, werden in einem zentralen Stammobjekt hinterlegt und von dort aus an die Einheiten weitergegeben und aktualisiert. Dadurch entfällt der Aufwand, diese Daten in allen Einheiten manuell zu pflegen.

Das Stammobjekt bietet den perfekten Überblick über alle Einheiten, die dazugehörigen Käufer und Mieter sowie den Vermarktungs­status. Zusätzlich werden die Maklerbucheinträge der Einheiten im Stammobjekt festgehalten.

Generell ist in den letzten 20 Jahren sehr viel Entwicklungsarbeit in onOffice enterprise geflossen. Wir bieten ein ausgereiftes, professionelles Produkt an, mit dem Immobilienmaklern ihren Arbeitstag effizient und zeitsparend gestalten können. Für die nächste Zeit sind weitere Optimierungsmaßnahmen im Bereich Design geplant.

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