Work smarter – not harder: Ziele und Strategien beim Workplacemanagement und was daraus in der Praxis wird

Alexander Ghezzo: Wo sehen Sie die Schnittmengen zwischen Immobilienbranche und Digitalisierungsunternehmen?

Mark Winkler: Nun da gibt es aus meiner Sicht & Erfahrung eine Vielzahl an lohnenden Schnittmengen.

Momentan ist das Thema Energie stark im Fokus und als Beispiel möchte ich unsere aktuelle se:connects/Energy Saving-Kampagne anführen

https://www.linkedin.com/feed/update/urn:li:activity:6989508151154741248/

Kürzlich haben wir ein großes Versicherungsunternehmen in der Office-Transformation durch Einführung eines Workplace-Managements unterstützt. Dies ermöglichte eine Verdichtung von 50%. Wenn ich damit einen ganzen Büroturm einspare, hat das natürlich einen ordentlichen Impact auf die Kosten und den Energieverbrauch.

Alexander Ghezzo: Moderne Arbeitswelten sind ohne Digitalisierung kaum vorstellbar. Dabei sollte man aber wahrscheinlich strategisch vorgehen?

Mark Winkler: Daten führen zu Informationen > Informationen zu Wissen > Wissen zu Handlungsweisheit – das ist überall ratsam

Moderne Arbeitswelten sind heute strategisch wichtiger für Unternehmen den je – Unternehmen müssen handeln, es gibt kein Aussitzen mehr. Faktenbasierend geht das natürlich leichter.

Wir empfehlen, Datenbasierend zu erfassen, zu analysieren und sodann zielgerichtet umzusetzen bzw. das Office step by step zu transformieren.

Wir haben ein perfektes Workplace Analytics Package entwickelt um zu erfassen, was tatsächlich an Flächennutzung passiert.

Dazu haben wir auch best in class Sensorik entwickelt und sind damit in der Datenqualität und Entscheidungsgrundlage führend.

Alexander Ghezzo: Was soll letztlich der Nutzen für den Nutzer sein?

Mark Winkler: Work smarter – not harder. Wenn mir das Workplacemanagement tool in der Woche 2 Stunden Meetingkoordination und Raum suchen/buchen spart ist das ein valider Nutzen. Wir haben eine Art Doodle Funktion eingebaut und der User bekommt eine smarte Assistenz die Ihn 7×24 unterstützt.

Ein zweites Beispiel ist die „find my parking place & colleage“ Funktion – macht es überhaupt Sinn ins Office zu fahren, ist ein Parkplatz vorhanden und sind meine relevanten Personen heute dort. Auch die Einbindung von Smart Locker Systemen, ermöglicht ganz neue Services und durchgängige Shared Office Konzepte.

Für den Betreiber hebt es die Performance pro Quadratmeter und optimiert die Kosten – dies aber bei gleichzeitig hoher Zufriedenheit der User/Mitarbeiter.

Simply use & best collaboration ist auch ein wichtiges Thema. Moderne Arbeitswelten sind kein Kampf mit der Technik sondern funktionieren einfach – ich gehe in einen Meetingraum oder Cube – das Licht und der Schirm gehen an und die Videokonferenz startet – ich muss keinen Laptop aufklappen und plug & pray betreiben. So haben wir mit Cisco das Thema Videoconference und hybrid Rooms perfekt in unser Smart Office Portfolio integriert. Das spart Reisekosten und Logistik und lässt Menschen dennoch in glasklarer optischer- als auch Audio -Qualität miteinander kooperieren und kommunizieren.

Alexander Ghezzo: Welche Projekte haben Sie dabei schon umgesetzt und wo waren dabei die Herausforderungen?

Mark Winkler: Wir können mittlerweile mit Stolz auf mehr als 60 nationale & international Kundenprojekte alleine im Workplace-Mangement Bereich verweisen, inklusive 10.000 zufriedene User.

Aus technischer Implementierungs/Pilot/Rollout-Sicht gibt es heute dabei kaum mehr Herausforderungen – wir können breite Kundenwünsche abdecken und haben mittlerweile den Erfahrungsschatz – auch in der Begleitung.

Die Herausforderungen liegen auf Kundenseite oftmals in der fragmentierten operativen Zuständigkeit – wer ist der Workplace Entscheider (IT, Facility Management, HR, Marketing, eine dezidierte Workplace-beauftragte Person)?  Damit einher geht auch die notwendige Festlegung von Nutzungsregeln , welche ggfls. ein Vertriebsleiter anders sieht als HR oder das Facility Management. Hier gilt es Unternehmensintern die Office Transformation wirklich als wichtiges Projekt mit Vor- und Nachbetreuung anzusehen und aufzusetzen.

Manchmal beginnen unsere  Projekte mit Hybrid Rooms (unser Impact Raum am Wienerberg ist ein interner und externer Bestseller) oder Collaboration-Projekten. Manchmal starten wir mit Analyseprojekten und manchmal führen wir Workplace- & Parkplatz- Management ein, gefolgt von smarten Locker-Konzepten.

Die Lösungen sollen ein Step by step Vorgehen ermöglichen und retrofit sein – dann bekommt das Projekt eine annehmbare Geschmeidigkeit in der Umsetzung.

Alexander Ghezzo: Werfen wir einen Blick in die Zukunft. Wie wird der Arbeitsplatz der Zukunft gestaltet sein?

Mark Winkler: Er wird immer mehr überall sein und damit meine ich überall: „work smarter -everywhere“

Natürlich in Büros, aber auch auf Raststationen, in Bahnhöfen, hybriden Office/Campus-Kantinen…vielleicht auch in Spielewelten. Stellen Sie sich vor, Sie halten bei einer hybriden Office-Tankstelle, weil Ihr Workplace-Management dort einen Cube für Sie und Ihren Geschäftspartner gebucht hat und während dem Abstimmungsmeeting das E-Auto aufgeladen wird. Danach geht es weiter in den Campus, aber dort nicht mehr in den 7ten Stock eines Büroturms, sondern in die zentrale Office-Kantine, wo kooperiert, gegessen und ein Kaffee getrunken wird. Genau solche Konzepte besprechen wir gerade mit Tankstellen- und Kantinenbetreiber.

Weiters werden die Bildschirmarbeitsplätze in Büros gerade radikal gegen Kommunikation/Kooperations-Räume wegradiert. Denn um miteinander an komplexen Themen zu arbeiten, kommen die Leute ins Office, aber nicht mehr um dort vor einen Bildschirm zu sitzen. Damit ändert sich ein Großteil des früheren Bürobildes.

Wir haben mit dem Impactraum schon vor mehreren Jahren genau so einen „best in class“ Raum entwickelt und raten Sie, welcher Raum in unserem Headquarter immer ausgebucht ist?

Alexander Ghezzo: Inflation und Lieferengpässe bremsen momentan viele Modernisierungsprojekte. Wie erleben Sie die Situation?

Mark Winkler: Ich schreibe diese Zeilen gerade von der Orgatec in Köln –Filz (hochverdichtet aus PET recycled)  in allen Facetten und Formen eingearbeitet in verschiedene Möbellösungen sieht man mittlerweile auf nahezu allen Ständen. Was ich damit sagen will – wir haben Kraft unseres Einfallsreichtums und der technologischen Entwicklungen immer die Möglichkeiten, Herausforderungen zu begegnen – das ist eine Stärke unserer Art.

Es entsteht aus meiner Sicht notgedrungen nun auch echtere und zum Glück auch immer mehr nachhaltigere Modernisierung!

Heute boomen Photovoltaik & Wärmepumpen – natürlich kämpft man auch hier mit Lieferengpässen, aber gleichzeitig forscht und entwickelt man im alternativen Bereich stärker als je zuvor. Denn die Herausforderungen im Bereich Energie sind gewaltig und es wird sich nicht zeitnah ausgehen alle Sektoren in gewohnter Weise zu befriedigen. (Damit meine ich zum Beispiel den grundsätzlichen Strombedarf + Strom für Mobilität + Strom für´s Heizen)

Wenn man jedoch nicht mehr die notwendige Energie zur Kompensation von „nicht nachhaltiger Modernisierung“ verpulvern kann, kommt es zu „effizienter Modernisierung“ die nachhaltig sein wird.