Podcast #2: Wie wird das nächste Meeting ganz anders? Besser, effizienter, mit mehr Ergebnissen und es soll auch noch Spaß machen?

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Gudrun Ghezzo Alexander Ghezzo

In diesem Gespräch zwischen Gudrun und mir geht es um folgende Themen

Ich bin ein pragmatischer Mensch, mag wenig Business-Dramatik, und so hatte ich immer eine gewisse Scheu vor dem Einsatz von Kreativ-Methoden. Durch meine Frau Gudrun – die in ihrer internationalen Beratungstätigkeit immer wieder Führungsmeetings betreut – wurde ich dann inspiriert zum Einsatz von modernen Moderationsmethoden, und muss sagen, dass ich da einen durchschlagenden Effekt in unseren Meetings gespürt habe: viel mehr Ergebnisse, viel kreativere Ergebnisse, viel mehr Zusammengehörigkeitsgefühl.

Alexander:

Gudrun, wie ist es eigentlich mit Führungskräften auf internationaler Ebene: Lassen diese sich gerne auf Experimente in Meetings ein?

Gudrun:

Spannenderweise ja, sie lassen sich sehr gerne auf solche Experimente ein, weil sie selber auch erleben, dass ihre Meetings nicht nur kürzer, sondern auch effizienter werden, und dass plötzlich auch mehr Freude am Tisch ist, wenn Meetings gemacht werden.

Wenn Du mich jetzt allerdings fragst, was ist genau DER Weg, wie Meetings erfolgreicher und effizienter werden, dann kann ich nur sagen – genau so wie Du es gemacht hast, so machen es die internationalen Bosse auch: Sich inspirieren lassen von dem ein oder anderen Weg, und dann – ganz wichtig – für sich herausfinden: ,was passt zu mir, was passt zu unserem Stil, was passt zu unserem Team‘ und diesen Weg dann konsequent weiterverfolgen. Da hab ich zum Beispiel Führungskräftemeetings gesehen, wo Tische und Sesseln aus den Besprechungsräumen verbannt wurden und runde Stehtische mit Kaffeemaschinen stattdessen aufgebaut waren, einfach deshalb, weil sie gesagt haben, die besten Meetings gibt’s bei uns in der Kaffeeküche, also bauen wir alle Besprechungsräume zu Kaffeeecken um. Andere wiederum haben gesagt: „in unseren Meetings gibt es keine Powerpoints mehr!“ Jeder der etwas zu sagen hat, ist dann angehalten, das Wesentliche auf den Punkt zu bringen, in eigenen Worten zu sagen, oder es vielleicht auf ein Whiteboard oder ein Flipchart zu schreiben. Ganz wichtig ist es da, den eigenen Stil zu finden, um die Ergebnisse so herauszuarbeiten, dass alle, die am Meeting beteiligt sind, eine Freude haben.

Ein weiteres Experiment, auf das sich manche sehr gerne einlassen, ist, Meetings überhaupt wegzulassen. Eine Tendenz ist, dass sich Teams – egal ob Führungskräfte oder nicht – in Büros, in Projekträumen so zusammensetzen, dass sie ohnehin miteinander kommunizieren. Das bricht aber auch Paradigmen auf wie z.B „Der Chef braucht ein eigenes Büro“. Wenn plötzlich der Abteilungsleiter mit all seinen Teamleiterinnen und Teamleitern zusammen in einem Büro zusammensitzt, dann braucht es viele strategische Meetings nicht mehr, weil die ohnehin mitbekommen, was gesprochen wird. Man nimmt in der Früh einen Kaffee gemeinsam, tauscht sich über die Neuigkeiten aus, und hat plötzlich viel weniger Abstimmungsbedarf, wenn es zu einer Entscheidung kommt. Die Strukturen des Neuen Arbeitens, die Strukturen der offenen Kommunikationsbüros, die Strukturen der nicht mehr ganz so fixen Arbeitsplätze helfen extrem dabei, und ja, auch auf das lassen sich viele Führungskräfte ein.

Alexander:

Wie soll man mit Störfaktoren umgehen, zum Beispiel elektronische Endgeräte, mangelnde Meetingdisziplin, schlechtes Timing, usw?

Gudrun:

Zunächst ist eine Grundregel ganz wichtig: Zu diesem Meeting kommt nur jemand, der auch wirklich einen Beitrag zu leisten hat: Entweder muss er Informationen mitnehmen und dann weitertragen, oder eine Entscheidung treffen oder vorbereiten, oder er muss als Experte Wissen und Informationen für die Teammitglieder aufbereiten. Wichtig ist aber, dass jeder, der an dem Meeting teilnimmt, weiß: „Was ist mein Beitrag, den ich leiste, damit das Meeting ein Erfolg wird?“ Und jemand anderer kommt gar nicht mehr zu dem Meeting! Sprich – so wird die erste mangelnde Disziplin, dass Leute desinteressiert herumsitzen, schon mal hintangehalten. Es ist noch kein Garant, aber schon mal ein wichtiger Faktor! Wichtig sind für mich bei einem Meeting aber auch klare Spielregeln, die alle vereinbaren und die allen wichtig sind, und somit alle einhalten. Ich persönlich sage am Beginn eines Meetings ganz klar: „Wer dringende Telefonate erwartet, möge das bitte sagen, und wenn dann draußen erledigen, ansonsten Telefone weg!“ Bildschirme bleiben zu, ich liebe Meetings, wo es nicht einmal Tische gibt, wo die Leute ihre Laptops aufstellen können, auch wenn sie ihn nicht unbedingt brauchen. Wenn jemand seinen Laptop aufklappt, dann frage ich direkt nach, und dieses aktive Nachfragen „Hey was machst du gerade an deinem Laptop, suchst du noch eine wichtige Information?“ das führt schon automatisch dazu, dass die Leute das lieber hintanhalten. Ein anderer Fall ist natürlich der, wenn gerade auf internationaler Ebene nicht alle Teammitglieder im Raum sind, sondern wenn Menschen per Telco dazugeschaltet sind. Da braucht es immer jemanden, der mit dem Schirm umgeht, der schaut, dass das Tonsignal zur Übertragung passt, dass das Kamerasetting passt, oder auch ein Beamerscreen oder sonst ein Bild in das andere Land, in den anderen Standort übertragen wird. Das ist aber eine klare Rolle, die eine dezidierte Person übernimmt.

Alexander:

Da braucht es aber auch einen sehr starken und selbstbewussten Moderator, wie schaut es da in der Moderation von Teams mit unterschiedlichen Hierarchieebenen aus?

Gudrun:

Sobald alle Teammitglieder grundsätzlich überzeugt sind, dass die Regeln, die man vereinbart hat, richtig und wichtig sind, spielt die Hierarchie des Moderators gar keine Rolle mehr. Egal, wer das sagt, der spricht quasi allen aus dem Herzen. Deswegen ist es für mich so wichtig, dass alle den Regelungen zustimmen. Und natürlich, eine Moderation muss von einer Persönlichkeit geführt werden, die ein gewisses Standing hat. Das ist aber nicht an eine Hierarchie gebunden, sondern eher an das persönliche Auftreten, sich auch mal zu getrauen frei von der Leber weg zu sagen „sorry, wir haben vereinbart, dass wir hier diese Telefone nicht brauchen, könntest du es bitte wieder weglegen“ oder „ist es denn gerade so dringend?“ So sind wir noch dabei, die Regel einzuhalten. Was für mich da immer ganz wichtig ist, das nicht coram publico, sondern zunächst in einem unauffälligen Seitengespräch unter vier Augen zu machen.

Alexander:

Aber sind es nicht oft die Revoluzzer, die die sich nicht an Regeln halten, die auch die kreativsten Ideen einbringen?

Gudrun:

Ja, das kann schon sein! Wenn es allerdings ein Dauerzustand ist, dass die Spielregeln eines Teams durch eine Person ad absurdum geführt werden, dann ist das auch eine Beziehungsfrage, die man auf Teamebene lösen kann. Dann würde ich es nicht in diesem Meeting ansprechen, sondern das auf einer anderen Ebene lösen. Revoluzzer bringen super Ideen, Revoluzzer halten sich auch nicht immer an alle Regeln, aber ich denke, man wird Modi im Zusammenarbeiten des Teams finden, wo sich alle Charaktere in ihrer kreativsten Form einbringen können. Und dann muss man vielleicht auch mal die Regeln neu definieren, aber ich bin mir sicher, man findet Wege.

Alexander:

Lass uns jetzt über Methoden reden: Welche Methoden setzt du denn gern in Meetings ein?

Gudrun:

Weniger ist mehr! Nichts desto trotz gibt es für mich ein paar Grundmotive – ich nenne es lieber Motive als Methoden, die ich in keinem Meeting vermissen möchte. Das erste sind für mich die SMARTEN Ziele: Jedes Meeting braucht für mich – und zwar schon in der Vorbereitung ein transparentes, klares Ziel, damit jeder, zu dem Meeting kommt, weiß, was ihn dort erwartet und welchen Beitrag er leisten soll. Also – smarte Ziele, die von Anfang an klar sind!

Es geht für mich auch kein Meeting ohne klare Auflistung von Maßnahmen, die vereinbart worden sind oder ohne klare Auflistung von Entscheidungen, die getroffen worden sind. Ob das dann als Protokoll geschrieben und verteilt wird, oder einfach als Foto oder Flipchartbild stehen bleibt, das kann dann alles sekundär sein, das soll sich das Team selbst ausmachen, aber das sind für mich Grundelemente, die in jedem Meeting vorhanden sein müssen. Notfalls auch ein Parkplatz für Themen, die zwar aufpoppen, aber in diesem Regelmeeting jetzt nicht behandelt werden können, ist für mich auch etwas sehr Wichtiges. Ansonsten ist für mich die Frage der Methode eher sekundär, weil das erste immer die Frage ist, was möchten wir miteinander besprechen, was möchten wir erreichen. An diese Fragestellungen kann man dann gut und gerne die ein oder andere Methode anknüpfen und diese ganz zielgerichtet zur Lösung eines Problems oder zur Findung von neuen Ideen einsetzen.

Alexander:

Ein Ansatz, der momentan in aller Munde ist, ist das Design Thinking, das wird auch in vielen Konferenzen eingesetzt, immer eigentlich als Sammelsurium unterschiedlicher Moderationsmethoden. Wie sieht das in der praktischen Anwendung aus?

Gudrun:

Das haben schon andere Ansätze früher auch gemacht ? Alte Methoden wieder zusammenzutragen, um dann ein neues Wort zu kreieren, das haben schon andere Ansätze früher auch gemacht, das kennen wir mit Six Sigma, KVP, Kaizen, etc. Und jetzt kennen wir es vielleicht ein bisschen mit Design Thinking!

Auch da: Design Thinking: Super, wenn ich auch eine passende Fragestellung dazu habe! Design Thinking verfolgt das Ziel, eher aus der Kunden- und Userperspektive ein neues Produkt, eine Software, eine Softwareapplikation oder was auch immer zu gestalten. Und ja, da werden Methoden zusammengefasst, die es früher auch schon gab, weil es gab auch schon früher Produkt- und Softwareentwicklung. Ein gutes Design Thinking beginnt meiner Meinung nach aber mit der Frage „Was möchte ich am Ende des Tages haben?“ Und dann gehören für mich typische Faktoren hinein wie eine Stakeholderanalyse, eine Lebenszyklusanalyse, um herauszufinden, wer die Personenkreise sind, die ein Interesse am Funktionieren des Produktes / der Software / der Dienstleistung haben. Und für die steigt man unter Umständen dann auch in Rollen hinein, wie man es früher mit Blueprint gekannt hat – heute heißt es vielleicht stärker „UX“, was ist die User Experience, welche Charaktere möchte ich denn in meinen Usern ansprechen, sodass man sich sehr stark aus deren Perspektive die Anforderungen und Anwendungsfälle überlegt, und nicht nur sagt, ich weiß die Funktion, die mein Produkt erfüllen muss, sondern sich auch die Frage stellt: „Was macht mein User denn, wenn die Fehlermeldung aufpoppt, wie geht es ihm, was möchte ich ihm an der Stelle anbieten?“ Aus dieser Sicht der User die Anforderungen aufzunehmen und für diese Anwendungsfälle das Produkt / die Software zu entwickeln, das ist aus meiner Sicht hinter Design Thinking zu verstehen. Natürlich kann man auch einzelne Elemente nutzen, um Meetings, die dazu dienen, ganz gezielt in die Richtung Produktentwicklung zu arbeiten.

Alexander:

Zusammenfassend: kannst du uns drei Tipps geben, wie unser nächstes Meeting ganz anders gestalten, als wir es bisher machen?

Gudrun:

Wir laden die Leute aus, von denen wir glauben, dass sie keinen Beitrag leisten. Zum Meeting kommt nur der, wer wirklich einen Beitrag hat. Das Meeting hat ein klares Ziel und jeder kommt vorbereitet. Das Meeting findet in einem Umfeld statt, das das kreative Potenzial, das die Menschen genau für dieses Meeting brauchen, optimal unterstützt. Aus diesem Meeting gehen die Leute hinaus und sagen: „Jawohl, endlich mal, das war jetzt gut: Entschieden, klar geredet, Spielregeln eingehalten, und zum nächsten Meeting komm ich mit Freuden und gerne!“ Und jeder, der beim ersten Mal vielleicht nicht vorbereitet war, wird das beim zweiten Mal wohl machen.

Alexander:

Vielen Dank, Gudrun, ich habe jetzt zwar mehr an Yogaübungen und Urschreistarts in Meetings gedacht, aber ich glaube, mit deinen Tipps fängt man viel mehr an.

Gudrun:

Wem Yogaübungen und Urschrei ein geeigneter Start ins Meeting erscheinen, und wo dann Teams sich kreativ echt austoben können – nur zu! Mut gehört zur Veränderung dazu

Gerne stehen wir Ihnen beratend zur Seite, bei Planung, Moderation und Gestaltung Ihrer Meetings zur Verfügung!

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