Wie Immobilienunternehmen ihren Gewinn erhöhen, den Change überleben und ihre Daten nutzen

Gewinn erhöhen keine einfache Aufgabe in der Bau- und Immobilienbranche Viele Potentiale stecken dabei in der Verfüg- und Nutzbarkeit von Daten Hat ...

... Gewinn erhöhen keine einfache Aufgabe in der Bau- und Immobilienbranche Viele Potentiale stecken dabei in der Verfüg- und Nutzbarkeit von Daten Hat jeder die Infos die er braucht Sind die richtigen Versionen im Umlauf Wie kann man aus Projekten lernen In vielen Branchen sind Lösungen dazu schon Gang und Gebe in der Immobilienwirtschaft ist moderndes Informations- und Datenmanagement jedoch noch wenig in Anwendung Die Branche ist eher konservativ es gibt rechtliche und technische Unsicherheiten und natürlich ist jede Immobilie ein Prototyp und es gibt wenig zu standardisieren Das US-amerikanische Unternehmen Newforma hilft Bau- und Immobilienunternehmen dabei ihre Informationen gut aufbereitet und schnell nutzbar zu machen Das fängt schon bei der Bewältigung der Emailflut an bis hin zum Virtual Construction Design

Thomas Schäfer weiß aus Erfahrung dass es bei Digitalisierungsprojekten um einen schnellen ROI um eine schnelle Kapitalisierung geht Im Interview ...

... Thomas Schäfer weiß aus Erfahrung dass es bei Digitalisierungsprojekten um einen schnellen ROI um eine schnelle Kapitalisierung geht Im Interview berichtet er über Change Prozesse die internationale Bau- und Immobilienwirtschaft und über die Unausweichlichkeit von Transparenz

Ghezzo: Pläne, Verträge, Angebote… jede Menge umfangreiche Dokumente und Daten prägen das Bau- und Immobilienbusiness: Doch der Digitalisierungsgrad der Branche ist nicht weit fortgeschritten – zumindest im deutschsprachigen Umfeld. Wie nimmt die Branche Themen wie digitalen Workflow, cloud-basiertem Arbeiten usw. auf?

Schäfer: Die Baubranche ist sehr konservativ eingestellt. Dies ist aufgrund der geringen Margen und auch dem hohen Risiko durchaus nachvollziehbar. Dennoch nehmen wir immer stärker das Bedürfnis nach Verbesserungen wahr, um durch effizientere Prozesse und bessere Ausnutzung der zur Verfügung stehenden Ressourcen kosteneffizienter zu arbeiten und Risiko zu vermindern. Somit kann der Gewinn erhöht werden. Hier spielt die Digitalisierung natürlich eine tragende Rolle, da immer mehr Informationen zur Verfügung stehen, um schnellere und bessere Entscheidungen treffen zu können, sowie auch Mehrfacharbeit zu vermeiden, da Informationen weiterverarbeitet und Prozesse automatisiert werden können. Hier haben sich im Laufe der letzten Jahre unzählige Datenformate, Speichermöglichkeiten und Programme entwickelt. 

Die Herausforderung besteht darin mit der Informationsflut, die dadurch entsteht, umzugehen und nicht darin unterzugehen. Hierunter zählt neben dem spezifischen Auffinden von Informationen auch das Weiterverarbeiten oder Weiterverteilen. Bezüglich des letzten Punktes muss sich natürlich die Frage gestellt werden, wie eine Kooperation zwischen mehreren Projektbeteiligten aussehen kann. Dabei spielen neben technischen auch rechtliche Themen eine Rolle. Häufig stellen sich Fragen, wie z.B. Wie können wir mit einer Single source of truth Redundante Daten -und somit auch Mehrfacharbeit, Aktualitätsfragen etc. Vermeiden, oder wie komme ich an meine Daten, wenn die Speicherlösung nicht mehr zugänglich ist?

Change Management ist eine der Schlüsselkomponenten, um bei der Umsetzung neuer Prozesse und Technologien erfolgreich zu sein. 

Letztendlich verlangt die Branche nach Lösungen, wie sie die Digitalisierung Kapitalisieren kann, trotzdem gelingt es aufgrund eines langen Change Management Prozesses nicht diese Veränderungen und den Erfolg von heute auf morgen sichtbar zu machen. Hier ist ein nicht-invasiver Ansatz gefragt, der alle Altersstrukturen eines Unternehmens gleichermaßen abholt. Zudem ist es äußerst wichtig bei Einführen von Informationsmanagementsystemen, die unerlässlich sind, um der Digitalisierung Herr zu werden, die existierende Softwarelandschaft nicht zu verändern. Es sollten alle schon vorhandenen Informationen eines Unternehmens von Beginn der Einführung von Informationsmanagementsystemen, ohne Zusatzarbeit kapitalisieren zu können.

Manchmal macht es auch Sinn die Arbeitspakete klein zu halten und nacheinander Problemlösungen zu versuchen, anstatt am Anfang schon die die Eierlegendewollmilchsau zu suchen. 

Ghezzo: Newforma vernetzt seine Kunden in einer Customer Community. Was passiert auf dieser Plattform?

Schäfer: Newforma bietet mit der Customer Community eine Plattform sich untereinander auszutauschen. Hier entstehen Lösungen aus der Praxis für die Praxis erprobt durch Experten, die mit Newforma arbeiten. Auf diesem Wege können sich Firmen unverbindlich austauschen und auch miteinander vernetzen.

Ghezzo: Email Management ist einer der Herzstücke im Produktportfolio von Newforma. Wie kann man sich das in der Praxis vorstellen?

Schäfer: Email sind nicht nur mehr einfaches Kommunikationsmittel, wofür es eigentlich mal gedacht war. Emails und Emailprogramme sind zu Informationssilos mutiert, in denen auch Dateiübertragungen nachverfolgt, sowie Informationen gespeichert und gesucht werden. Viele Gesprächspartner lassen hier öfter die Begriffe Email Tsunami, Emaildämon oder Emaillawine fallen. Zudem stecken sehr viele Projektinformationen in Emails, mehr als wir manchmal vermuten oder auch gut wäre. Das macht natürlich im ersten Augenblick Sinn, da in Emailprogrammen gesucht und gefiltert werden kann, aber sich auch durch die Verknüpfung von Schriftverkehr und Dateien Kontext ergibt, der uns hilft Informationen besser interpretieren zu können. 

Emails gehören wie alle anderen Daten zu den Projektinformationen und sind elementarer Bestandteil der restlichen Projektinformationen, wenn es darum geht Vorgänge nachvollziehen zu können. Deshalb müssen Emails Bestandteil der Projektinformationen sein und somit auch im Kontext eines Projekts durchsuchbar und verwendbar sein. Newforma schließt bei der Suche nach Projektinformationen Dateien auf dem Dateiserver oder EDMS und Emails mit Anhängen mit ein und zwar auf allen Ebenen, auf denen sich Informationen befinden können (Inhalt, Metadaten, Dateiname, Schlüsselwörter). Das einzige was man dazu tun muss, ist lediglich eine Email per Drag&Drop einem Projekt zuzuweisen. Dieser Prozess kann, falls gewünscht auch automatisch erfolgen. 

Ghezzo: Der Prototyp Charakter fast alles Bauwerke macht es schwer, generiertes Wissen weiter zu nutzen und Erfolge wiederholbar zu machen. Wie kann man diese Situation verbessern?

Schäfer: Natürlich wird der Bausektor mit dem Automobilsektor in der Produktion verglichen. Schnell kommt man zu dem Schluss, dass das Gebäude nur einmal in dieser Form gebaut wird und das Auto ein Massenprodukt ist. Wenn man jedoch einen zweiten Blick wagt, gleicht auch kein Auto dem Anderen. Als ich einmal eine Werksbesichtigung bei einem deutschen Automobilhersteller gemacht habe, wurde die Frage gestellt wie viele Fahrzeuge sich denn 1:1 ähneln würden. Die Antwort war das erste und das letzte Fahrzeug sind statistisches gesehen gleich. Das ist zwar immer noch mehr als in der Bauindustrie, jedoch zeigt sich doch, dass auch in der Fahrzeugindustrie nicht jedes Produkt vollkommen gleich ist.  Wenn man auf die Prozessebene geht, dann gibt es hier auch Wiederholungen. Hier hilft Virtual Construction design (VCD), da der Prototypencharakter auf eine virtuelle Ebene zurückgeführt werden kann. Eine Stütze nach der Konstruktion zu verschieben ist sicherlich teurer, als das Ganze im virtuellen Gebäudemodell zu tun. Natürlich müssen die Modelle qualitativ gute genug sein, was bedeutet, dass sehr viele Informationen darin abgebildet werden oder zusammenlaufen müssen. Im Entwicklungsprozess dieser Bauwerke müssen die Qualitäten der Informationen gegeben sein. Zudem müssen Unternehmen in der Lage sein die Information, auch über das Modell hinaus zu prüfen und ggf. zu korrigieren. Hier spielt zum Beispiel eine Rolle, in welcher Version eine Information an externe freigegeben wurde. Dies ist nämlich wieder Grundlage für die Qualität, die sich darauf aufbaut. Deshalb ist es wichtig zu wissen was der aktuelle Planstand ist und somit auch der Stand der Qualität. Wird auf einem anderen Stand weiter aufgebaut, stimmt die Qualität nicht mehr.

Dennoch sind die Rahmenbedingungen in der Fahrzeugproduktion, also die im Regelbetrieb vorherrschenden Produktionsbedingungen unverändert, was im Bau nicht vorkommt. Auf dem Bau finden wir uns doch öfter mal in dynamischeren Produktionsbedingungen wieder, wie z.B. Wetter aber auch Planungs- und Aufführungsfehler, die wieder auf den Prototypen schließen lassen können.

Ghezzo: Die Bau- und Immobilienwirtschaft zieht nicht immer am gleichen Strang. Ausführende, die auf Nachträge angewiesen sind; Bauherrn, die wankelmütig Entscheidungen treffen; Zivilingenieure im Wettstreit mit Architekten. Transparenz ist da nicht immer gefragt. Aber im Zuge der Digitalisierung ist Transparenz wohl nicht mehr zu verhindern?

Schäfer: Transparenz geht Hand in Hand mit der Digitalisierung und ist auch nicht mehr zu verhindern, das bedeutet aber auch gleichzeitig, dass die Vergütung so fair und auskömmlich gestaltet sein darf, dass nicht Zwang besteht, sich den Ertrag nur über die Nachträge holen zu müssen. Durch mehr Transparenz und mehr Genauigkeit sollten sich die Risiken vermindern Nachträge stellen zu können. Dies setzt natürlich voraus, dass digitale Informationen einer ausreichenden Qualität entsprechen. In diesem Falle bedeutet Digitalisierung Transparenz, aber hängt auch immer davon ab, welcher Qualität die digitalen Informationen unterliegen. Informationssysteme, wie Newforma, die nachverfolgen, wer was zu welchem Zeitpunkt erhalten hat, tragen zur Transparenz bei. 

Ghezzo: Eines der großen Schwierigkeiten bei der Durchdringung von BIM oder allgemein bei der Handhabung der Digitalisierung sind die hohen Investitions- und Lizenzkosten auch bei den Gewerken. Wird es deshalb immer nur auf die wirklich großen Projekte beschränkt bleiben?

Schäfer: Natürlich zählt am Ende des Tages, was an Euros hängen bleibt und in die BIM Einführung muss auch investieren und zwar in Software aber auch in die Menschen, die an diesem Prozess beteiligt sind. Es ist natürlich ein Risiko für ein Unternehmen zu sagen, dass sie alles auf BIM setzen, wenn kein Gefühl dafür da ist, ob das ganze einen Mehrwert bringt. Trotzdem stellt sich immer mehr heraus, dass der Weg zu BIM Prozessen mehr gefürchtet wird, weil er unklar ist, als die Frage ob man BIM Prozesse machen will, da diese eindeutige Vorteile aufweisen. Ich denke, dass der Schlüssel im Changemanagement liegt. Wenn sich der Mehrwert bemerkbar macht, auf Arbeitsebene und dadurch effizienter gearbeitet werden kann ist, dann ist die Frage nach der Software zweitrangig. Es ist einfacher eine Software zu kaufen, aber schwieriger Menschen zu überzeugen, dass etwas durch Veränderung besser wird, wenn kein Leidensdruck da ist oder man einfach gar nicht merkt, dass es auch besser gehen kann. Es ist meiner Meinung nach also unabhängig davon, wie groß das Projekt ist. Auch ein einzelner Planer kann große Wettbewerbsvorteile durch BIM haben, weil er das Modell mit seinen Parametern für unterschiedliche Prozesse verwenden kann (Architektur, Berechnungsmodell für Tragwerksplanung, ENEV, TGA…, Ausschreibung, Vergabe). Wenn der Planer dadurch Zeit einspart, da er nicht immer wieder Informationen von einer Quelle in die nächste kopieren muss. Bei großen Projekten oder Organisationen wird es natürlich komplexer, da mehr Stakeholder abgeholt werden müssen und dadurch der Prozess länger dauert. Genauso verhält es sich auch mit Software in anderen Bereichen. Es zählt das Return on Investment bei Einführung digitaler Prozesse. Ein früher ROI kann u.a. dadurch erreicht werden, dass auch früh mit Systemen operativ, effektiv gearbeitet werden kann und somit eine Effizienzsteigerung eintritt. Dazu bedarf es Systemen, die im laufenden Tagesgeschäft eingeführt werden können und adhoc betriebsbereit sind, so dass die Nutzer schnell Einsteigen können. Ein anderer Faktor ist noch, dass der Nutzer nicht überfrachtet wird und das System sich seiner Arbeitsweise anpassen kann, somit nicht-invasiv ist. Newforma bietet ein nicht-invasives System, welches sehr schnell effektiv nutzbar ist.

Treffen Thomas Schäfer auf der Digitalize Bau+Immo 2.0:

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