Das Miteinander digitaler Lösungen bei der Hausverwaltung

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Mit seinem Unternehmen casavi hilft Peter Schindlmeier Hausverwaltungen dabei, ihre Prozesse effizienter zu gestalten und die Kommunikation zu verbessern. Dazu gibt es sowohl eine „interne“ Verwaltungslösung, um die eigenen Ressourcen und externe Dienstleister und Partner zu koordinieren, als auch eine Mieterplattform, wo schnell und direkt kommuniziert wird und Services angeboten werden. Und letztere wird immerhin schon von 40% bis 90% der MieterInnen genutzt. Wir haben Peter Schindlmeier zu den Potentialen der Digitalisierung, zum Thema Schnittstellen und zur Proptechszene befragt.

Autor Alexander Ghezzo

Ghezzo: Wo sehen Sie die wichtigsten Potentiale für die Digitalisierung der Immobilienverwaltung?

Schindlmeier: Die ordnungsgemäße und kundenorientierte Verwaltung von Immobilien erfordert das effiziente Zusammenspiel verschiedener Parteien – Mieter, Vermieter, Hausmeister, Gebäudeversicherung, Energieversorger etc. – die in der Regel vom Verwalter koordiniert werden. Diese Aufgabe ist meist mit einem hohen Personalaufwand verbunden. Dazu kommen zahlreiche Prozessineffizienzen, die sich auf die Profitabilität einer Immobilienverwaltung auswirken. Gleichzeitig ist in der Branche auch ein Mangel an qualifizierten Mitarbeitern festzustellen, während Kunden mehr Transparenz und schnellere Reaktionszeiten fordern. Verwalter sehen sich also verstärkt dem Druck von verschiedenen Seiten ausgesetzt. Digitalisierung ist hier der Schlüssel, um aus diesem Teufelskreis auszubrechen.

Ghezzo: casavi bietet ja ein Mieterportal zum Austausch von Mietern und Verwaltern an. Wie offen sind denn die Mieter, um auf noch einer Plattform zu kommunizieren?

Schindlmeier: Wir sehen ein Mieterportal als einen wichtigen Bestandteil einer erfolgreichen Digitalisierungsstrategie. casavi an sich bietet ja eine Produktivitäts- und Serviceplattform, die mittels eines intelligenten Vorgangsmanagements die zentrale und effiziente Steuerung von internen Arbeitsprozessen sowie die Koordination externer Partnerunternehmen kombiniert. Die Service-App ist hier der kundenseitige Kanal, um Serviceprozesse anzustoßen und Rückmeldung zum Bearbeitungsstand sowie weitere relevante Informationen zum Gebäude und Mietverhältnis zu erhalten. Hier verhält es sich ähnlich wie beim Online-Banking. Sobald ich als Mieter merke, dass ich über diesen Weg schneller und bequemer zum Ziel komme, verlagert sich die Mieterkommunikation auf diesen Kanal.

Ghezzo: Wie sieht es mit Schnittstellen zu anderen Plattformen aus?

Schindlmeier: Jede professionelle Verwaltung setzt bereits eine Buchhaltungssoftware ein, gelegentlich auch ein CRM oder Dokumentenmanagementsystem. Die Anbindung an solche Softwarelösungen ist sehr wichtig, um doppelte Datenpflege zu vermeiden und einen hohen Automatisierungsgrad zu erzielen. Viele Anbieter haben hier aber noch Nachholbedarf, um ihre technisch veralteten Lösungen für modernes Schnittstellenmanagement zu öffnen. Anders sieht es bei jüngeren digitalen Lösungen aus, die vermehrt in den Markt drängen. Egal ob es elektronische Türöffnungssysteme, smarte Paketboxen oder Softwarelösungen zur Unterstützung der Verkehrssicherungspflicht sind. Sie alle verbindet eine Interoperabilität, die wir in unsere Plattform einzubinden versuchen.

Ghezzo: Was ändert sich für den Hausverwalter? Die Kommunikation über Apps und Social Media folgen ja eigenen Gesetzen und Anforderungen.

Schindlmeier: Der Einsatz eines Service- und Kommunikationsportales sollte dazu genutzt werden, um bestehende Abläufe zu evaluieren und zu optimieren, anstatt verstaubte Routinen fortzuführen. Das erfordert sicherlich auch ein organisatorisches Change-Management. Zum Beispiel hören wir von vielen unserer Kunden, dass die Konversationen mit Mietern via App einen viel informelleren aber gleichzeitig auch zielgerichteteren Charakter haben, als es bisher der Fall ist. Manche Mitarbeiter müssen sich sicherlich erst auf diese neue Form der Kommunikation einstellen.

Ghezzo: Welche Rückmeldung bekommen Sie von den Verwaltern und Mietern?

Schindlmeier: Wir können nach vier Jahren auf die Erfahrung in der Zusammenarbeit mit 300 Kunden bei einem Verwaltungsbestand von über 900.000 Einheiten zurückblicken. Vor allem in den letzten zwei Jahren ist die Nachfrage nach digitalen Lösungen für die Herausforderungen der Verwalterbranche merkbar gestiegen. Es ist vor allem die jüngere Generation der Unternehmensentscheider, die für sich erkennen, dass das eigene Geschäftsmodell langfristig nicht überlebensfähig ist, wenn man die digitalen Kundenanforderungen ignoriert und gleichzeitig eigene Prozesse nicht durch digitale Lösungen wettbewerbsfähiger gestaltet. Seitens der Mieter und Wohnungseigentümer ist allein anhand der Registrierungsraten für die Service-Plattform zu erkennen, dass diese sich zu einem akzeptierten Medium entwickelt hat. In den letzten 3 Jahren hat sich die durchschnittliche Anmelderate von 20% auf über 40% verdoppelt, im Neubaubereich sind Registrierungsraten von über 90% keine Seltenheit. Daran erkennt man auch, dass die Akzeptanz oft auch durch Routinen beeinflusst wird. Findet die Kommunikation rund um meine Wohnung und Liegenschaft vom ersten Tag meines Einzugs an digital statt, ist die App der de facto Standard. Gefördert wird dieses Verhalten natürlich auch durch Zusatzfeatures für den Mieter, die zunächst gar nichts mit der Verwaltung zu tun haben, etwa nachbarschaftliche Community-Funktionen.

Ghezzo: Die Proptech-Szene hat sich enorm weiterentwickelt. Wie erleben Sie dieses Umfeld zwischen Kooperation und Konkurrenz?

Schindlmeier: Es gibt zwei Lager, die aktuell das digitale Bild der Branche prägen. Einerseits die etablierten Software- Anbieter, die über einen teils über Jahrzehnte aufgebauten Kundenstamm verfügen, gleichzeitig aber ihre technologische Grundlage nicht konsequent weiterentwickelt haben. Und auf der anderen Seite die „jungen Wilden“, die mit innovativen und offenen Lösungen verkrustete Abläufe aufbrechen möchten, sich aber oft durch vorhandene Softwaresysteme ausgebremst sehen. Dieses Spannungsfeld beginnt sich langsam in Form von Kooperationen zwischen Etablierten und Proptechs aufzulösen. Und unter den Proptechs herrscht ohnehin ein reger Austausch und ein kollektives Verständnis dafür, dass in Zukunft ein Miteinander digitaler Lösungen unumgänglich sein wird.

Ghezzo: Wie wird sich casavi weiterentwickeln?

Schindlmeier: Durch verstärkte Vernetzung von Kunden, Mitarbeitern, Dienstleistern und der physischen Gebäudeinfrastruktur wird es in Zukunft einen signifikant höheren Automatisierungsgrad in der Immobilienverwaltung geben, als es derzeit noch der Fall ist. casavi wird die zentrale Plattform bereitstellen, um diese Form des vernetzten Immobilienmanagements zu ermöglichen sein. Der Grad an Effizienz, Transparenz und Kundenorientierung wird gleichzeitig dazu führen, dass sich die Rolle des Immobilienverwalters ändern wird. Weg von der Sachbearbeitung hin zu einem hochqualifizierten Experten rund um die Immobilie, der überwachend und regulierend auf die Standard-Abläufe in der Immobilienverwaltung einwirken wird. Wir begleiten unsere Kunden partnerschaftlich bei der Transformation ihres Geschäftsmodells in diese Zukunft.

Treffen Sie Peter Schindlmeier persönlich auf der Digitalize Bau Immo 3 0 am 7 März 2019 Melden Sie sich hier an

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