Weniger Klicks = mehr Wirkung?!

Die Digitalisierung ist in der Hotellerie angekommen. Doch während neue Tools, KI-Anwendungen und Automatisierungsmöglichkeiten laufend entstehen, stehen viele Betriebe vor derselben Frage: Wie lässt sich Technologie sinnvoll einsetzen, ohne zusätzliche Komplexität zu schaffen?

Alexander Ghezzo: Die AI Revolution verändert unser aller Leben und Arbeiten. Was hat sich bei work@limit als Unternehmen geändert?

Beatrix Drescher und Christian Schramek: Die KI-Revolution hat bei work@limit einen neuen Mitarbeiter ins Team gebracht. Er ist immer da, arbeitet schnell und hat erstaunlich wenig Urlaubsanspruch.

Nein, im Ernst: KI nimmt uns viele Routineaufgaben ab und verschafft uns Zeit für die Dinge, bei denen Menschen einfach besser sind: zuhören, mitdenken, Verantwortung übernehmen und gemeinsam mit dem Kunden gute Lösungen finden.

Und natürlich probieren wir KI aus – schließlich wollen wir unseren Kunden nichts empfehlen, was wir nicht selbst verstanden haben. Aber wir rennen auch nicht jedem Hype hinterher.

Denn eines haben wir ziemlich schnell gelernt: KI kann viel. Aber wenn der Kunde sagt „Das ist kompliziert“, hilft meistens immer noch ein Mensch mit seinem Einfühlungsvermögen.

Alexander Ghezzo: Immer wieder geistern Nachrichten von gehackten Hotels durch die Medien. Totale Sicherheit gibt es nicht, aber was sind die Kardinalsfehler?

Beatrix Drescher und Christian Schramek: Drei Dinge sehen wir immer wieder:

Erstens: veraltete Systeme. Wer bei Updates nach dem Motto „Never change a running system“ lebt, sollte sich nicht wundern, wenn irgendwann ein Hacker das System nach seiner Vorstellung verändert.

Zweitens: zu viel Vertrauen. Ein Klick auf eine gefälschte Mail, ein schwaches Passwort ( unter der Schreibtischunterlage!) oder ein gemeinsam genutzter Account – und plötzlich hat der Angreifer einen Fuß in der Tür oder auch weiter...

Drittens: fehlende Vorbereitung. Viele denken erst über Backups, Notfallpläne und IT-Sicherheit nach, wenn der Angriff bereits läuft. Dann wird es meistens teuer und hektisch.

Deshalb gilt für uns: IT-Sicherheit ist wie Brandschutz im Hotel – man hofft, ihn nie zu brauchen, aber wenn es brennt, ist man verdammt froh, dass er funktioniert.

work@limit in Aktion beim World Economic Forum in Davos 2026. Das Team machte die gesamte IT für das Steigenberger Icon Grandhotel Belvédére in Davos.

Alexander Ghezzo: Für Hoteliers ist das Thema Marge die große Herausforderung. Höhere Kosten schlucken den Effekt von Rekordumsätzen. Auch die Digitalisierung kann zum Kostentreiber werden. Wie vermeidet man das und wie kann man Kosten durch Digitalisierung senken?

Beatrix Drescher und Christian Schramek: Digitalisierung darf kein Selbstzweck sein. Wenn am Ende nur mehr Technik da ist, aber nicht mehr Marge, hat man etwas falsch gemacht.

Die entscheidende Frage lautet deshalb: Wo können wir Prozesse automatisieren, Fehler vermeiden und Mitarbeiter von Routineaufgaben entlasten? Ob digitale Buchhaltung, automatisierte Abläufe oder intelligente Systeme – überall dort, wo täglich Zeit verloren geht, steckt Einsparpotenzial.

Unser Ansatz ist ganz einfach: Erst den Prozess anschauen, dann die Technik. Nicht jede neue App braucht ein Hotel – und nicht jedes Problem braucht eine App.

Denn die beste Digitalisierung ist die, bei der der Hotelier am Ende weniger Kosten und mehr Zeit hat – und der Gast davon möglichst wenig merkt.

Alexander Ghezzo: Wie schätzt Ihr den Digitalisierungsgrad der Branche und wo sind die großen Hebel?

Beatrix Drescher und Christian Schramek: Die Branche ist schon ziemlich digital – aber oft noch mit zu vielen Insellösungen.

Die größten Hebel sehen wir bei Schnittstellen, Automatisierung und KI. Ziel ist nicht mehr Software, sondern weniger Handarbeit.

Kurz gesagt: Die Systeme müssen mehr miteinander reden – damit die Mitarbeiter es weniger müssen.

Alexander Ghezzo: Um den meisten Nutzen aus der Digitalisierung zu ziehen, muss man sich vorher viel mit den eigenen Prozessen beschäftigen. Wo sind denn da die größten Potentiale?

Beatrix Drescher und Christian Schramek: Die größten Potenziale liegen meist dort, wo jeden Tag viel Zeit in Routine und Wiederholungen verloren geht.

Also: Daten mehrfach erfassen, Informationen zusammensuchen, Freigaben per E-Mail und Prozesse, die noch über Excel laufen.

Unser Tipp: Erst den Prozess aufräumen, dann digitalisieren. Denn einen schlechten Prozess zu digitalisieren, macht ihn nur noch schneller schlecht.

Alexander Ghezzo: Auch die Digitalisierung ist von einer starken Regulatorik getrieben. Was sollten Hoteliers hier beachten? Was kommt auf sie zu?

Beatrix Drescher und Christian Schramek: Die Regulatorik wird sicher nicht weniger: Datenschutz, Cybersicherheit, Barrierefreiheit und jetzt auch KI – da kommt einiges zusammen.

Für Hoteliers heißt das vor allem: Nicht warten, bis der Gesetzgeber anklopft. IT-Strukturen, Zuständigkeiten und Prozesse sauber aufstellen und regelmäßig prüfen.

Und ganz wichtig: Regulatorik sollte kein Papiermonster werden. Sie muss im Alltag funktionieren. Denn Compliance im Ordner schützt noch kein Hotel.

Alexander Ghezzo: Schreiben wir zusammen einen Science Fiction Roman: Was sagt uns ein Hotelmanager in 10 Jahren in einem Interview? Wie hat sich sein Leben durch die Digitalisierung und KI verändert?

Beatrix Drescher und Christian Schramek: Der/die Hotelmanagerin wird 2036 antworten (Mit Augenzwinkern): "Früher habe ich morgens 47 E-Mails gelesen. Heute sagt mir meine KI um 6:30 Uhr, was wichtig ist – und hat den Rest schon erledigt. Sie ist übrigens auch deutlich besser organisiert als ich. Sie steuert Preise, Auslastung, Bestellungen und viele Abläufe.

Unsere Mitarbeiter haben dadurch mehr Zeit für das, was eine KI noch nicht wirklich kann: Gastgeber sein, zuhören und auch mal ein Problem lösen, das nicht im Handbuch steht. Das Verrückte daran ist: Das Hotel ist heute viel digitaler – aber der Gast merkt kaum was davon.

Und wenn alles funktioniert, weiß ich: Entweder machen wir einen verdammt guten Job – oder die KI."

Alexander Ghezzo: Was wird uns dein Zukunfts-Ich dazu sagen?

Beatrix Drescher und Christian Schramek: Unser Zukunfts-Ich wird wahrscheinlich sagen: „Wieder typisch….Ihr habt euch damals viel zu viele Gedanken darüber gemacht, was KI alles verändern wird. Am Ende hat sie vor allem eines verändert: Wir haben weniger geklickt, weniger gesucht und mehr Zeit für Menschen gehabt. Und keine Sorge: Den Kaffee werden wir immer noch selbst trinken. Die KI darf ihn nur für uns bestellen."

Alexander Ghezzo: Wo und Woran merkt der Gast, dass er in einem Hotel powered by work@limit ist?

Beatrix Drescher und Christian Schramek: Idealerweise merkt der Gast gar nicht, dass er in einem Hotel „powered by work@limit“ ist. Und genau das ist unser Ziel und unser Kompliment.

WLAN funktioniert, Check-in läuft, das Zimmer ist vorbereitet, Systeme sprechen miteinander – und kein Mitarbeiter muss erst die IT-Abteilung suchen. Die Mitarbeiter haben Zeit für ihre Gäste!

work@limit ist wie ein guter Butler: Er ist überall, aber er steht dem Gast, oder den Mitarbeitern, nicht im Weg.

Und wenn der Gast am Ende sagt: „Hier funktioniert einfach alles!", dann wissen wir: Wir haben unseren Job richtig gut gemacht.

Treffen Sie work@limit auf der Hotel Optimal Holiday und City!

Wie können Hotels KI sinnvoll einsetzen? Welche Cybersecurity-Risiken werden häufig unterschätzt? Und wo liegen die größten Effizienzpotenziale in bestehenden Prozessen?

Die Expert*innen von work@limit sind auf der Hotel Optimal Holiday und der Hotel Optimal City und reden gerne mit Ihnen über Digitalisierung, IT-Sicherheit und die Zukunft des Hotelbetriebs.