Digitalisierte Immobilienverwaltung? Ja – aber bitte mit Überblick.

Obwohl die Anforderungen an Immobilienverwaltungen stetig steigen – von ESG-Reporting bis hin zu neuen Mieterbedürfnissen –, arbeiten viele Unternehmen weiterhin mit Excel und Papierakten. Warum die Digitalisierung dennoch keine unüberwindbare Hürde sein muss und wie eine saubere Datenbasis nicht nur den Alltag erleichtert, sondern auch strategisches Handeln ermöglicht, erklärt Martin Schröder, Geschäftsführer von Moderan, im Interview. Er spricht über Quick Wins, Irrtümer rund um KI, internationale Vorbilder – und warum Flexibilität zum neuen Standard in der Gewerbeimmobilie wird.

Alexander Ghezzo: Warum tut sich die Immobilienverwaltung so schwer mit der Digitalisierung – und wo liegen die echten Quick Wins?

Martin Schröder: Die Immobilienbranche ist traditionell sehr stark von langfristigen Verträgen, komplexen Prozessen und gewachsenen Strukturen geprägt. Viele Verwaltungen arbeiten noch mit Excel-Tabellen, Papierakten oder voneinander getrennten, alten Software-Lösungen. Das hat zwei Gründe: Zum einen gilt „was bisher funktioniert hat, wird nicht geändert“. Der Knackpunkt ist weniger die fehlende Technologie, sondern die Hürde, gewohnte Prozesse umzustellen. Digitalisierung bedeutet Veränderung – und dafür braucht es die Bereitschaft, alte Gewohnheiten zu hinterfragen.  

Zum anderen wird die Einführung neuer Software oft als aufwendig und teuer wahrgenommen - was manchmal durchaus stimmt, aber nicht zwingend ist.

Besonders im Property Management zeigt sich heute deutlich: Die Anforderungen werden immer komplexer – ESG, Betriebskostenoptimierung, Reporting – während gleichzeitig die Margen unter Druck geraten. Viele Verwaltungen sind schlicht überfordert: mehr Aufgaben, mehr Verantwortung, aber kaum zusätzliche Ressourcen. Digitalisierung wird dadurch oft als zusätzlicher Aufwand gesehen, nicht als Entlastung.

Gerade hier liegen aber die Quick Wins: Eine zentrale, transparente und verlässliche Datenbasis verändert den Alltag spürbar. Wenn alle Daten - vom Energieausweis bis hin zu den Vertragsfristen - digital erfasst und leicht abrufbar sind, können Entscheidungen schneller und fundierter getroffen werden. Statt Zeit in die mühsame Suche nach Informationen zu investieren, haben Property Manager sofort den Überblick und können sich auf das Wesentliche konzentrieren – die aktive Steuerung der Immobilien.

Alexander Ghezzo: Wie beurteilst du den KI Hype?

Martin Schröder: Es werden riesige Erwartungen geweckt – als ob KI alle Probleme der Branche auf Knopfdruck lösen könnte. Aber man darf nicht vergessen: Immobilienverwaltung basiert auf Verträgen, Fristen und menschlichen Beziehungen, also auf Prozessen, die nicht allein von Algorithmen getragen werden können.

Ein ganz wesentlicher Punkt ist auch die Verantwortung: Wer ist wirklich bereit, Entscheidungen über Immobilien in die Hand einer KI zu legen, die bestenfalls halbtransparent zu Ergebnissen kommt? Im Immobilienbereich stehen Millionen oder sogar Milliarden Euro auf dem Spiel. Selbst wenn KI für eher routinemäßige manuelle Prozesse eingesetzt wird, braucht es immer noch einen Menschen, der alles überblickt und die endgültige Entscheidung trifft. Wenn eine Investition schiefläuft oder eine Frist versäumt wird, haftet nicht die KI – sondern nach wie vor der Property oder Asset Manager. Deshalb sehen wir KI in der Praxis eher als unterstützendes Werkzeug, nicht als Ersatz für menschliche Expertise.

Aus unserer Sicht ist KI vor allem dort wertvoll, wo sie klare, abgegrenzte Aufgaben übernimmt – etwa bei der automatischen Texterkennung in Dokumenten. Damit lassen sich echte Effizienzgewinne erzielen.

Aber: Ohne saubere Datenbasis ist KI nutzlos. Wenn Informationen verstreut, unvollständig oder fehlerhaft sind, verstärkt KI diese Probleme eher, anstatt sie zu lösen. Deshalb liegt für uns die Priorität nicht darin, KI um jeden Preis einzusetzen, sondern eine strukturierte, zentrale und transparente Datenlandschaft zu schaffen. Erst darauf aufbauend kann KI ihre Stärken wirklich ausspielen.

Alexander Ghezzo: Welche internationalen Beispiele findest du spannend – und wo steht Österreich im Vergleich?

Martin Schröder: Estland ist natürlich schon spannend. Dort arbeitet das ganze Land seit rund 25 Jahren praktisch papierfrei – von der staatlichen Verwaltung über das Gesundheitswesen bis hin zur Immobilienwirtschaft ist alles längst vollständig digital organisiert. Prozesse, die hierzulande noch oft mit Excel oder Aktenordnern erledigt werden, laufen dort seit Jahren digital, effizient und transparent. Dafür braucht es aber auch die passende öffentliche Infrastruktur.

In Österreich ist das Bild ein anderes. Ich würde mir kein vollständiges Urteil anmaßen, aber meine „gefühlte Wahrheit“ ist: Österreich steht im Vergleich noch am Anfang. Viele Immobilienverwaltungen arbeiten weiterhin mit Excel-Tabellen und Insellösungen, und in manchen Bereichen führt Überregulierung dazu, dass Innovation erschwert wird – zusätzliche bürokratische Ebenen machen neue digitale Lösungen oft komplizierter, als sie sein müssten. Da sticht Österreich im internationalen Vergleich schon besonders hervor. Gleichzeitig spürt man aber einen Wandel: Der Druck durch steigende Kosten, komplexere Mieteranforderungen und ESG-Vorgaben sorgt dafür, dass immer mehr Unternehmen ernsthaft über Digitalisierung nachdenken.

Alexander Ghezzo: Bei Gewerbeimmobilien ändern sich Mieter*innen, Flächen und Verträge rasant: Wie kann man diese Komplexität überhaupt noch managen?

Martin Schröder: Es stimmt, gerade im Bereich Gewerbeimmobilien ist die Dynamik enorm und hat sich in den vergangenen Jahren nochmal erhöht: Mieter*innen wechseln häufiger, Flächen werden umgebaut, Verträge werden laufend nachverhandelt. Wer hier nur mit Excel oder Aktenordnern arbeitet, verliert schnell den Überblick – und damit auch die Kontrolle.

Die einzige praktikable Antwort auf diese Komplexität ist eine strukturierte, zentrale Datenbasis. Wenn alle Informationen zu Flächen, Verträgen und Laufzeiten an einem Ort aktuell gepflegt und jederzeit abrufbar sind, entsteht Transparenz. So können Verantwortliche auf Veränderungen schnell reagieren – und müssen nicht erst lückenhafte Daten zusammensuchen.

Dazu kommt: Mit einer digitalen Plattform lassen sich Prozesse wie Fristenmanagement, Reporting oder Nebenkostenabrechnung weitgehend automatisieren. Das reduziert den administrativen Aufwand deutlich.

Alexander Ghezzo: Welche Trends erkennst du aktuell im Umgang mit Gewerbeflächen – mehr Flexibilität, Sharing, kürzere Laufzeiten?

Martin Schröder: Wir sehen derzeit ganz klar einen Trend zu mehr Flexibilität. Klassische, langlaufende Mietverträge verlieren an Bedeutung, während kürzere Laufzeiten und flexible Modelle an Attraktivität gewinnen. Viele Unternehmen möchten sich nicht mehr für zehn oder fünfzehn Jahre binden, sondern Flächen so nutzen, wie es ihre aktuelle Geschäftssituation erfordert.

Parallel dazu entsteht eine Sharing-Kultur: Coworking, temporäre Büroflächen oder gemeinsam genutzte Infrastruktur werden auch im klassischen Gewerbeumfeld wichtiger. Nutzer*innen erwarten zunehmend, dass sich Flächen an ihre Bedürfnisse anpassen – nicht umgekehrt.

Diese Entwicklung wird sich in den kommenden Jahren weiter verstärken. Flexibilität wird zum Standard, nicht zur Ausnahme. Wer als Eigentümer oder Verwalter langfristig erfolgreich sein will, muss darauf reagieren – mit modularen Flächenkonzepten, anpassbaren Verträgen und digitaler Unterstützung, die diese Flexibilität überhaupt erst möglich macht. Indem Flächen, Mietverträge, Fristen und Kosten an einem Ort zusammengeführt werden, können Teams Anpassungen vornehmen, ohne ganze Arbeitsabläufe in Excel neu aufbauen zu müssen.

Alexander Ghezzo: Was unterscheidet Moderan wirklich von klassischen Property-Management-Systemen?

Martin Schröder: Was Moderan von klassischen Property-Management-Systemen unterscheidet, beginnt schon beim Fundament: Unsere Lösung ist konsequent cloud-basiert. Das klingt heute fast nach Selbstverständlichkeit, ist es in der Praxis aber oft nicht. Viele Verwaltungen arbeiten noch mit lokal installierter Software, VPN-Zugängen oder eingeschränkten Remote-Lösungen. Mit Moderan können Teams von überall aus arbeiten, Updates passieren automatisch, und es gibt keine versteckten IT-Aufwände für Server, Wartung oder Versionen – die Energie fließt in die eigentliche Arbeit mit den Immobilien, nicht in Infrastruktur.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist unser Ansatz als offenes Netzwerk. Moderan versteht sich nicht als monolithisches System, das „alles können muss“, sondern als zentrale Daten- und Prozessplattform, die sich über Schnittstellen mit anderen Speziallösungen verbindet – etwa Buchhaltung, CRM oder Smart Meter-Systemen. So kann sich jede Verwaltung ihr eigenes Ökosystem aufbauen, statt sich zwischen „One size fits all“ oder Insellösungen entscheiden zu müssen. Die Daten liegen sauber strukturiert in Moderan – und von dort aus können sie in andere Systeme hinein- und wieder herausfließen.

Inhaltlich liegt unser Fokus klar auf Gewerbeimmobilien und besonders auf KMUs. Viele klassische Systeme sind entweder stark wohnungszentriert und/oder auf sehr große Konzerne ausgerichtet – mit entsprechender Komplexität und Projektaufwand. Wir entwickeln Moderan genau für jene Teams, die Gewerbeflächen professionell managen müssen, aber keine eigene IT-Abteilung im Rücken haben. Das spiegelt sich auch im Produkt wider: einfacher Zugang, intuitive Oberflächen, klare Logik entlang von Flächen und Verträgen. Die Hürde, tatsächlich damit zu arbeiten, ist bewusst niedrig – Digitalisierung soll sich wie Erleichterung anfühlen, nicht wie ein zusätzliches Projekt.

Und zuletzt ein Thema, das oft unterschätzt wird: Wir nehmen Betriebs- und Nebenkosten wirklich ernst. Gerade im Gewerbebereich sind sie ein sensibler Hebel für Wirtschaftlichkeit und Mieterzufriedenheit. In Moderan werden Kostenstrukturen sauber abgebildet, Umlageschlüssel nachvollziehbar verwaltet und die Zusammenhänge zwischen Flächen, Verträgen und Kosten transparent gemacht. Das reduziert nicht nur Fehler und Rückfragen, sondern schafft auch Vertrauen – intern im Controlling und extern bei den Mieter*innen. Genau diese Kombination aus moderner Technologie, Offenheit, Fokus auf Gewerbe und einem hohen Anspruch an Transparenz macht für uns den echten Unterschied zu klassischen Property-Management-Systemen aus.

Alexander Ghezzo: Ist Moderan für dich eher ein Effizienz-Tool oder ein strategisches Steuerungsinstrument für Eigentümer*innen und Verwalter*innen?

Martin Schröder: Für mich ist Moderan ganz klar beides – und genau darin liegt die Stärke. Wenn man es nur als Effizienz-Tool oder nur als strategisches Steuerungsinstrument sieht, greift man zu kurz. In der Praxis beginnt der Nutzen meist im Operativen, entfaltet seine ganze Wirkung aber auf der strategischen Ebene.

Im Alltag von Verwalter*innen wirkt Moderan zunächst wie ein sehr gutes Effizienz-Tool: weniger Excel, weniger doppelte Dateneingaben, klare Struktur statt verstreuter Informationen. Berichte entstehen nicht mehr in nächtlichen Sonderschichten, sondern auf Knopfdruck. Das entlastet Teams spürbar und schafft Zeit für Aufgaben, die mehr sind als reine Verwaltung.

Der entscheidende Punkt ist aber: Diese Effizienz ist nicht das Endprodukt, sondern die Basis für strategische Steuerung. Sobald die Daten vollständig, sauber und zentral vorliegen, wird Moderan zum Steuerungsinstrument für Eigentümer*innen und Verwalter*innen. Man sieht auf Portfolio-Ebene, wie Laufzeiten, Mieterstruktur, Leerstände, Einkünfte und Kosten zusammenhängen. Entscheidungen wie „Welche Flächen entwickeln wir weiter?“, „Wo drohen uns Fristencluster?“ oder „Wie wirken sich Anpassungen bei den Betriebskosten aus?“ lassen sich dann nicht mehr nur aus dem Bauch, sondern datenbasiert treffen.

Kurz gesagt: Viele Nutzer*innen steigen mit Moderan ein, um den Alltag in den Griff zu bekommen – und stellen dann fest, dass sie damit plötzlich auch deutlich besser strategisch steuern können. Effizienz ist der Einstieg, Steuerung ist der eigentliche Hebel.

Alexander Ghezzo: Nachhaltigkeit wird nur dann ernst genommen, wenn sie messbar ist: Wie sorgt Moderan dafür, dass Daten belastbar und nutzbar werden?

Martin Schröder: Nachhaltigkeit ist dann spannend, wenn sie mehr ist als ein Buzzword oder hübsches Label – nämlich dann, wenn sie messbar wird. Dafür braucht es im Gewerbebereich eine saubere Datenbasis, auf der klar erkennbar ist, wie sich Verbräuche, Kosten und Emissionen entwickeln. In Moderan spielen dabei vor allem die Betriebs- und Nebenkosten eine zentrale Rolle, inklusive der CO₂-Emissionen, die direkt mit Flächen und Mietdaten verknüpft werden können.

Neu hinzu kommt unser Modul für erneuerbare Energien: Hier lassen sich z. B. Strom aus Photovoltaik oder Grünstromverträge separat in den Kosten ausweisen und berichten, sodass jederzeit sichtbar ist, welcher Teil der Energieversorgung bereits erneuerbar ist.

Wichtig dabei: Moderan ist keine klassische ESG-Software, die noch ein eigenes Parallel-Universum für Verwalter*innen aufmacht. Unser Anspruch ist, die wichtigsten Funktionen direkt in den Arbeitsalltag zu integrieren – also das Erfassen und Reporten von Erneuerbaren Energien, Zertifikate und Energieausweise verwalten sowie CO₂-Emissionen und Energieverbräuche im Blick behalten. So wird Nachhaltigkeit nicht zum Zusatzprojekt, sondern zu einem selbstverständlichen Teil des täglichen Immobilienmanagements – und genau dann wird sie wirklich wirksam.

Martin Schröder war mit Moderan auf der 16. GBB und konnte die Branche überzeugen. Zeigen auch Sie Ihre Lösung am 05.11.2026 in Wien